Офис-менеджер
Обязанности:
– Прием поступающей корреспонденции, передача ее в соответствии с назначением генеральному директору, руководителям структурных подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
– Обеспечение регистрации, входящей/исходящей документации.
– Осуществление печати/копирования/сканирования приказов, распоряжений, писем, служебных записок и других документов.
– Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя
– Обеспечение приема/отправки писем по электронной почте.
– Согласование и внедрение извещений/технических решений
– Ведение журнала занятости переговорных комнат и журнала командировок
– Ведение списка контактов сотрудников
– Прием и распределение входящих вызовов (вторая очередь)
– Встреча и сопровождение посетителей.
– При приеме VIP посетителей и проведении переговоров приготовить и подать чай, кофе.
– Оформление пропусков для посетителей.
– Подготовка и организация проведения семинаров (сбор и обработка заявок, подготовка раздаточного материала, информирование семинаристов о назначенной дате семинара, подготовка и выдача свидетельств о посещении семинара, подготовка кофе-брейка и т.д.).
– Выдача со склада канцелярских товаров, бумаги, бытовой химии, бутилированной воды. Поддержание чая, кофе, сахара, посуды в достаточном количестве в местах приёма пищи, переговорных и учебном классе.
– Протоколирование совещаний.
– Доставка документов в пределах г. Москвы (при необходимости).
– Заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц.
– Участие в подготовке выставок и участие в выставочных мероприятиях фирмы.
– Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Требования:
– Опыт работы от года на позиции офис-менеджер
– Доброжелательность, позитивный настрой, пунктуальность и вежливость
– Хорошие навыки коммуникации
– Уверенный пользователь ПК, оргтехники
– Опыт работы с документами
Условия:
– Испытательный срок – 3 месяца
– График работы 5/2 с 09:00 до 17:30 – в офисе,
– Обеденная зона в офисе (холодильник, СВЧ, чай, кофе)
– Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ
– Оплачиваемый отпуск, больничный
– Выплата з/п стабильно 2 раза в месяц
– Офис в 10 минутах от м. Новогиреево – Фрязевская ул., 10 (территория Мосгортепло)