О компании:
ООО "ГрафитЭл - Московский электродный завод" – предприятие, специализирующееся на производстве графитовых изделий и композиций для металлургической, химической и пищевой промышленности, а также для предприятий энергетики, нефтегазоперерабатывающего комплекса, машиностроения и транспорта.
В рамках ротации кадров в нашей компании открыта вакансия "Секретарь-делопроизводитель". Мы ищем ответственного хранителя офисного порядка и документооборота. Вакансия открыта в связи с плановым внутренним перемещением нашего сотрудника: мы поддерживаем карьерный рост внутри команды, именно поэтому ищем нового человека на освободившуюся позицию.
Чем предстоит заниматься:
– полный цикл делопроизводства: работа с входящей/исходящей корреспонденцией, приказами и распоряжениями, ведение реестров и индексация внутренних документов и деловых писем, проверка документов на соответствие стандартам (наличие подписей, дат, корректность реквизитов);
– архивирование: формирование номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, подготовка к передаче в архив;
– сопровождение совещаний: организация совещаний, согласование времени, подготовка повестки, личное участие в оперативных встречах и безупречное протоколирование, рассылка протоколов участникам;
– цифровые коммуникации и почта: оперативная обработка входящих писем, соблюдение правил цифрового этикета и фильтрация потока информации, структурирование файлов и папок в общих доступах для быстрого поиска документов коллегами;
– жизнеобеспечение офиса: создание комфортной атмосферы для команды и встреча посетителей (чай/кофе, встреча);
– ассистирование и административная поддержка руководству.
Наш пожелания к кандидату:
– релевантный опыт работы 1-2 года на позициях секретаря, делопроизводителя или ассистента руководителя;
– безупречные знания цифрового этикета и навыки деловой переписки: от грамотной структуры письма до соблюдения субординации в копиях адресатов;
– умение грамотно оформлять распорядительную документацию, систематизировать потоки данных и обеспечивать сохранность документов;
– знание основ современного делопроизводства и архивного дела;
– свободная работа в MS Office, эффективное управление входящими потоками в электронной почте и навыки администрирования облачных хранилищ и структурирования данных;
– навыки административного сопровождения совещаний, умение выделять главное из потока информации на совещаниях и превращать это в структурированный протокол;
– умение расставлять приоритеты в режиме многозадачности;
– аккуратность, тактичность и доброжелательность.
Что мы готовы предложить:
–
оформление в полном соответствии с требованиями ТК РФ;
– пятидневная рабочая неделя с "гибким" началом дня и возможностью выбрать удобный интервал, общая продолжительность рабочего дня 8,5 часов, включая перерыв на обед (30 минут);
– своевременная выплата заработной платы (оклад + стабильная премия) дважды в месяц на банковскую карту;
– адекватный и демократичный стиль управления, открытые коммуникации с руководством;
– бережный онбординг: коллеги всегда будут готовы подсказать, направить и поддержать на этапе входа в должность.