Прием входящих звонков:
– обработка входящих вызовов;
– регистрация и передача сообщений адресатам;
– предоставление первичной информации по вопросам, касающимся работы Бизнес-Центра;
– первичная консультация по вопросам аренды вакантных площадей Бизнес-Центра по телефону, фиксирование обращений потенциальных арендаторов и передача информации ответственным лицам.
Обеспечение жизнедеятельности администрации Бизнес-Центра:
– контроль состояния офисного оборудования и заказ расходных материалов;
– организация и координация обслуживания помещений (уборка, ремонт, обеспечение необходимым оборудованием);
– организация приема гостей и посетителей руководителя;
– обеспечение гостей напитками (чай, кофе, вода) во время встреч.
Работа с документооборотом:
– регистрация входящей и исходящей документации;
– обеспечение хранения и систематизации документов;
– контроль своевременного согласования и подписания документов;
– ведение реестра арендаторов Бизнес-Центра;
– контроль актуальности данных реестров арендаторов.
Контроль расчетов с арендаторами:
– ведение учета выставленных счетов арендаторам;
– контроль своевременного поступления арендных и иных платежей;
– информирование арендаторов о наличии задолженности;
– уведомление должников о необходимости погашения задолженности;
– подготовка и передача руководству информации о состоянии дебиторской задолженности.
Написание и отправка исходящих писем:
– составление писем, служебных записок и других документов;
– отправка корреспонденции почтой, курьером или через электронные каналы.
Инвентаризация:
– учет и контроль наличия материальных ценностей;
– проведение регулярной инвентаризации оборудования и прочих активов;
– составление отчетов по итогам инвентаризации.
Работа с архивом:
– организация и поддержание порядка в архиве;
– систематизация и учет архивных документов;
– обеспечение сохранности архивных данных.
Контроль учета рабочего времени:
– ведение табелей учета рабочего времени сотрудников администрации;
– контроль соблюдения графика работы;
– предоставление данных контроля рабочего времени сотрудников администрации руководству.
Маркетинг и коммуникации:
– разработка информационных материалов для арендаторов и посетителей;
– размещение информации о вакантных площадях на специализированных площадках и ресурсах (сайты коммерческой недвижимости, корпоративный сайт, иные каналы продвижения);
– актуализация информации о вакантных помещениях на рекламных и информационных ресурсах.
Сопровождение IT-систем:
– взаимодействие с IT-службой для решения технических проблем.
Сбор обратной связи:
– проведение опросов и анкетирования среди арендаторов и сотрудников администрации для выявления потребностей и оценки уровня сервиса;
– разработка предложений по улучшению условий работы и обслуживания.
Контроль оборота ключей Бизнес-Центра:
– систематизация и учет ключей;
– координация работы службы безопасности по вопросам хранения ключей;
– контроль наличия копий ключей от помещений арендаторов в тубусах.
Контроль службы клининга:
– координация работы службы клининга на территории бизнес-центра;
– контроль качества уборки помещений и территории;
– своевременное согласование дополнительных работ по уборке при необходимости.
Работа с заявками на ремонт и эксплуатацию:
– прием и регистрация заявок арендаторов и сотрудников администрации на проведение ремонтных и эксплуатационных работ;
– распределение заявок между ответственными службами (эксплуатация, подрядчики и др.);
– контроль сроков и качества исполнения заявок;
– информирование заявителей о статусе выполнения работ.