Обязанности:
– 1. Функции секретаря-делопроизводителя
– Делопроизводство (написание служебных записок, писем, ведение протоколов совещаний при необходимости).
– Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, договоров, внутренних документов.
– Контроль исполнения документов, распоряжений, направление их сотрудникам.
– Проверка правильности оформления документов.
– Направление и контроль получения направленной документации.
– Поиск и подборка документов по запросу.
– Аналитическая и информационная поддержка руководителя (поиск необходимой информации, деловая переписка).
– Взаимодействие с курьерами.
– Прием и обработка телефонных звонков
– Прием посетителей.
– Иные поручения руководства
– 2. Частичное ведение кадрового делопроизводства
– Ведение учета рабочего времени работников (сдача табеля учета рабочего времени в установленные сроки в бухгалтерию).
– Контроль за предоставлением ежемесячной отчетности о выполненной работе дистанционными сотрудниками.
– 3. Пожарная безопасность, охрана труда.
– Организация взаимодействия с подрядчиками по пожарной безопасности и охране труда, ведущими соответствующий учет. Контроль подрядчиков.
– 4. Функции офис-менеджера.
– контроль линейных сотрудников (водитель, уборщица, сторож)
– заказ канцелярских и других, необходимых для жизнедеятельности офиса товаров.
– организация внутренних мероприятий в офисе, участие в подготовке выставок и презентаций.
– взаимодействие с постоянными подрядчиками.
– учет продаж книг и распределение их по магазинам.
Требования:
– Высшее образование.
– Опыт работы в аналогичной должности от 2-х лет.
– Грамотная устная и письменная речь.
– Знание делопроизводства, навыки ведения деловой переписки.
– Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel), офисной техники.
– Опыт работы в 1С ЗУП.
Условия:
– обговариваются на собеседовании