Начальник отдела делопроизводства
Вы умеете построить и поддержать систему? Видите нерациональные процессы насквозь и знаете, как их оптимизировать? Мы ищем не просто руководителя — нам нужен лидер изменений, который пересоберёт систему делопроизводства нашей организации по принципам эффективности, прозрачности и удобства.
В эпоху цифровых трансформаций бумажные горы и запутанные согласования — это не норма, а вызов.
Мы готовы к масштабным переменам и ищем профессионала, который:
– разберёт «завалы» текущих процессов
– создаст интуитивно понятную систему документооборота
– избавит команду от лишней бюрократии, сохранив контроль и соответствие нормам
Обязанности:
– Аудит существующей системы делопроизводства, выявление «точек торможения»
– Разработка и внедрение новой системы документооборота (с возможностью цифровизации в 1С) с целью упрощения процедур, сокращения количества согласований и дублирующих документов
– Разработка регламентов и инструкций, шаблонов для всех участников процессов
– Обеспечение своевременного оформления, регистрации, учета и хранения всей документации учреждения
– Организация приема и направление обращений граждан в профильные подразделения для подготовки ответов, контроль сроков ответов на обращения, при запросах общего характера подготовка ответов от Галереи
– Проставление визы генерального директора на исполнение в подразделения на входящие документы
– Контроль готовности помещений для проведения совещаний, организация приглашения участников, составление листов рассадки, протоколирование собраний
– Осуществление контроля исполнения поручений руководства, в том числе по поручениям, зафиксированных протоколом директората
– Согласование приказов по Галерее (в том числе по сутевой, стилистической и грамматической части), распоряжений и других распорядительных документов и исходящих писем
– Взаимодействие с инициаторами приказов в целях приведения к единому стандарту ЛНД в Галерее
– Формирование базы юбиляров, включая базовых партнеров Галереи (культурные институции и пр.), с целью поздравления и поддержания позитивных деловых взаимоотношений
– Уведомление руководства Галереи о приближающихся юбилеях, согласование формы и содержания поздравлений
– Консультирование руководства и сотрудников учреждения по вопросам оформления документов, ведения деловой переписки и другим аспектам делопроизводства
– Представление учреждения в государственных органах власти, взаимодействие с партнерами по вопросам передачи и приема документов
– Участие в проверках контролирующих органов, предоставление необходимых документов и пояснений
– Участие в подготовке презентаций по профилю деятельности
– Организация работы отдела: распределение задач, контроль результатов
Состав отдела:
- зам. начальника отдела (куратор проектов Гендиректора)
- секретарь приемной
- 2 помощника заместителей генерального директора
- начальник сектора документоведов, 4 документоведа, курьер
Требования:
– Высшее образование;
– Опыт руководящей работы в сфере делопроизводства/документооборота от 5 лет
– Глубокое знание нормативно‑правовой базы в области делопроизводства
– Опыт оптимизации систем документооборота (приведите примеры в отклике)
– Навыки разработки регламентов и локальных нормативных актов
– Уверенное владение офисными программами и системами электронного документооборота
– Системное мышление и умение аргументировать предложения по изменениям
– Лидерские качества и способность вести команду через перемены
– Опыт работы с системой СМК будет преимуществом
Условия:
– Работа в крупнейшем музее России
– Официальное оформление согласно ТК РФ
– Полностью «белая» заработная плата 2 раза в месяц на карту банка (до 200000 руб. до вычета налога)
– Дополнительный оплачиваемый отпуск в размере 8 календарных дней
– График 5/2 с 9:00 до 18-00, в пт. до 15:30
– Рабочее место в пешей доступности от метро Третьяковская
– Квартальное премирование по итогам работы
– Действующие коллективный договор и профсоюз, дополнительно защищающие права работников
– Единовременная выплата в размере 20 % оклада к отпуску после 11 месяцев работы
– Бесплатное посещение экспозиций Галереи без ограничений, экскурсий с дотацией от Галереи
– Льготное посещение государственных музеев РФ
О компании: Третьяковская галерея — это не просто музей, это символ русского национального искусства и культурного наследия. Мы гордимся нашей коллекцией, насчитывающей свыше 220 000 произведений, и стремимся сделать искусство доступным для всех. Присоединяйтесь к нашей команде и станьте частью истории!