Офис-менеджер/Хозяйка/Хозяин офиса
Приветствуем тебя, будущий коллега!
НТЦ «Конструктор» — аккредитованная ИТ-компания, которая проектирует, разрабатывает и внедряет цифровые решения для строительства и развития масштабных объектов промышленной и городской инфраструктуры. Мы создаем цифровые двойники территорий и объектов капитального строительства, обеспечивая интеграцию данных и эффективное управление проектами на всех уровнях.
С 1989 года НТЦ «Конструктор» работает в сфере цифровизации и автоматизации проектирования. Наша экспертиза подтверждена более чем 500 проектами в строительстве — от гражданских объектов до промышленных предприятий, энергетических комплексов и объектов транспортной инфраструктуры.
Ключевые направления деятельности компании:
- создание многомерных геоинформационных систем;
- разработка систем управления инженерными данными;
- разработка информационных моделей и проектирование;
- геодезия и кадастр, инвентаризация и учёт активов;
- образовательные курсы по внедрению и эффективной эксплуатации решений.
И сейчас мы находимся в поиске офис-менеджера!
Основные задачи и обязанности
1. Административная поддержка и работа с клиентами:
- прием, встреча и размещение посетителей офиса;
- организация и администрирование встреч: бронирование переговорных комнат, подготовка оборудования для офлайн- и онлайн-совещаний (Zoom, Teams и т.д.), обеспечение необходимых материалов;
- распределение и обработка входящих телефонных звонков, корректная фиксация информации;
- выполнение отдельных поручений руководства;
- взаимодействие с арендодателем и другими внешними организациями;
- административная и организационная помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий компании: конференции, деловые встречи, праздничные и т.п. (взаимодействие с площадками, кейтерингом, подрядчиками, подготовка материалов, координация участников).
2. Поддержание работоспособности и комфорта офиса:
- контроль за чистотой и порядком в рабочих зонах, переговорных комнатах, координация работы клининговой службы;
- своевременный заказ, учет и распределение канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, питьевой воды;
- организация и поддержание запасов снэков, чая, кофе и и тп для кухни;
- контроль за работоспособностью офисной техники и оборудования для конференц-связи.
3. Документооборот и организационная поддержка:
- регистрация, учет и распределение входящей/исходящей корреспонденции (электронной и бумажной);
- подготовка и оформление организационных документов (письма, запросы и тп);
- организация отправки и получения почты (курьерские службы, «Почта России»);
- трэвел-поддержка сотрудников: помощь в организации командировок (подбор и бронирование билетов, отелей и тп), подготовка документов;
- работа в специализированных системах (например, Bitrix 24, PLM — обучение предусмотрено);
- помощь сотрудникам в подготовке презентаций и документов, работа с архивом.
Мы ожидаем:
–
опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, администратор, секретарь) от 1 года;
– отличное знание ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint) и офисной техники;
– опыт организации встреч и навыки работы с системами для видеоконференц-связи;
– грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета;
- навыки деловой коммуникации по телефону и при личном общении;
– аккуратность, внимательность к деталям, исполнительность и инициативность;
– стрессоустойчивость, доброжелательность и позитивный настрой;
– ответственность, умение работать в команде и соблюдать субординацию;
– организаторские способности, умение работать в режиме многозадачности;
– навыки организационной поддержки мероприятий (event management) будут значительным преимуществом;
– опыт работы с системами электронного документооборота будет преимуществом.
Сотрудничество с нами — это:
– работу в компании с дружным, профессиональным коллективом и поддержкой руководителя;
– трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня;
– заработную плату, обсуждаемую по итогам собеседования;
– график работы: 5/2;
– комфортный офис в 7-10 минутах ходьбы от м. Дмитровская;
– увлекательные и запоминающиеся мероприятия с командой;
– возможности для профессионального роста и развития внутри компании.
Присоединяйтесь к нам на пути к технологическим вершинам. Давайте вместе строить будущее, где технологии работают на вас!