Помощник руководителя
Обязанности:
– Встреча посетителей, чай / кофе руководителю и его гостям;
– Обработка входящих / исходящих звонков;
– Информационная поддержка руководителя, выполнение его поручений;
– Прием / отправка почтовых отправлений, в т.ч. курьерской службой экспресс-доставки корреспонденции;
– Обработка и регистрация входящей / исходящей корреспонденции и приказ по предприятию;
– Работа с внутренней документацией компании: отслеживание изменений в документах компании, приказах, распоряжениях, решениях, лицензиях, разрешениях и т.п. и актуализация их электронных версий;
– Ведение реестра договоров, приказов, распоряжений и решений;
– Взаимодействие со всеми подразделениями компании;
– Обеспечение жизнедеятельности офиса, отслеживание и заказ расходных материалов по технике (принтер, плоттер);
– Покупка билетов (визовая поддержка, бронирование билетов, заказ гостиниц за границей и по РФ, организация индивидуальных туров);
– Работа по подготовке заседаний и совещаний: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения;
– Организация переговоров и встреч генерального директора;
– Контроль и предоставление отчетности исполнения распоряжений и поручений;
– Выполнение поручений Генерального директора
– Работа в Битрикс
– Организовывать корпоративные мероприятия, предварительно (ежемесячно) ознакамливать с информацией по Дням рождениям сотрудников, постоянных клиентов и деловых партнеров предприятия
– Организация питания для руководства. Подача чая, кофе
– Организация подарков (презентов) контрагентам к праздникам
– Организация детских подарков к Новому Году
Предоставление установленной отчетности:
– Отчет ПАО «Вымпелком» 10 числа каждого месяца с уведомлением о превышении.
– Справка по учету рабочего времени 1 числа каждого месяца.
– Отчет по опоздавшим сотрудникам ежедневно до 10:00 с объяснительными.
– Каждую пятницу контролирует исполнение отчета по входящей корреспонденции ответственными лицами.
– Табель учета рабочего времени подразделения «Администрация» и «Отдел технического обслуживания»
– Отчет по принятой и распределенной корреспонденции по предприятию не позднее 5-го числа следующего за отчетным.
Требования:
– Уверенный пользователь (Office, Outlook, Интернет, 1C документооборот обязательно) и знание оргтехники;
– Обязателен опыт работы в Битрикс24;
– Приветствуется юридическое образование;
– Проактивность, работа на опережение;
– Способность предложить сразу нескольких решений.
Личные качества: Исполнительность, ответственность, гибкость, коммуникабельность, уравновешенность, стрессоустойчивость, внимательность, хорошая память, доброжелательность, пунктуальность, хозяйственность, умение работать на результат, организованность, желание работать в многозадачном режиме, чувство юмора
Условия:
– График работы 5 дневная неделя (ненормированный рабочий день);
– Заработная плата: по результатам собеседования;
– Предоставление мобильной сотовой связи;
– Оформление по ТК РФ.