Старший специалист по архивному делу
Обязанности:- ведение архивного дела в компании, в т.ч. цифровизация документов;- разработка ЛНА по направлению деятельности;- организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;- прием и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов;- разработка номенклатуры дел, проверка правильности формирования и оформления дел при передаче в архив;- систематизация и размещение дел в соответствии с действующими правилами, ведение их учёта;- подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;- ведение работы по созданию справочного аппарата по документам (электронного архива), обеспечение удобного и быстрого поиска документов;- контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;- выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в архивных документах, подготовка данных для составления отчётности о работе архива;- автоматизация процессов архивирования (создание электронного архива):
– анализ текущих процессов, выявление «слабых мест», неэффективных операций и возможностей для автоматизации;
– разработка стратегии и плана по автоматизации процесса ведения архива, включая определение требований к программному обеспечению;
– анализ программных решений по ведению архива компании, представленных на рынке;
– организация и ведение работ с подрядчиком по автоматизации (при необходимости оформление конкурсной документации);
– внедрение нового ПО ведения архивного дела в компании, обучение персонала.
- ведение отчетности по направлению деятельности.Требования:- высшее/среднее профессиональное образование по направлению "Архивное дело"/ "Делопроизводство", опыт работы архивариусом от 3-х лет;- знание нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов и документов по ведению архивного дела;- знание порядка приёма и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;- знание порядка составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;- знание порядка оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;- наличие опыта участия в проектах автоматизации процессов компании, как преимущество - процесса ведения архивного дела компании (требования к ПО для разработчика, тестирование, создание инструкций пользователя, обучение персонала) и перехода на электронный архив документов;- УВЕРЕННЫЙ!!! пользователь MS Office, Outlook, СЭД, Консультант+.Условия:- трудоустройство по ТК РФ;- график работы 5/2 с 8-00 до 17-00 час.;- своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц;- квартальная премия по результатам работы;- ежегодная индексация заработной платы;- материальная помощь к отпуску;- ДМС после испытательного срока с широким набором медицинских услуг;- подарки детям работников к Новому году, компенсация оплаты летнего отдыха в детских лагерях.