Начальник отдела организационной работы и развития документационного обеспечения
Обязанности:
– Стратегическое развитие отдела:
разработка и реализация долгосрочной стратегии развития отдела с учётом современных тенденций в сфере документоведения и цифровизации;
формирование плана модернизации процессов документационного обеспечения с горизонтом 1–3 года;
выявление «узких мест» в текущих процессах и разработка мероприятий по их устранению;
внедрение инновационных подходов к организации делопроизводства (электронный документооборот, облачные решения, искусственный интеллект для обработки документов);
мониторинг отраслевых стандартов и передовых практик для адаптации в работе отдела.
– Оптимизация и регламентация делопроизводства:
аудит текущей базы нормативных документов;
пересмотр и актуализация локальных нормативных актов (инструкция по делопроизводству, положения, регламенты);
разработка унифицированных шаблонов документов и алгоритмов их согласования;
стандартизация процессов: приём, регистрация, маршрутизация, исполнение, архивное хранение документов;
организация и непрерывная поддержка актуальной нормативной базы Фонда;
создание и поддержание актуальной номенклатуры дел с учётом изменений в деятельности организации;
разработка и внедрение системы контроля, нормоконтроля, согласования исходящих документов;
внедрение системы контроля версий документов и управления изменениями.
– Цифровизация и автоматизация процессов:
сопровождение систем электронного документооборота (СЭД) и внедрение смежных ИТ‑решений;
автоматизация рутинных операций: маршрутизация, уведомления, контроль сроков, формирование отчётов;
организация электронного архива с системой поиска и категоризации, и доступной навигацией для конечного пользователя;
обеспечение информационной безопасности и соответствия требованиям законодательства при работе с электронными документами.
– Управление персоналом и развитие компетенций:
управление командой специалистов с учётом перспективных задач отдела;
разработка программ обучения и повышения квалификации сотрудников в области делопроизводства и цифровых технологий;
наставничество и адаптация новых сотрудников;
оценка эффективности работы персонала, ключевые показатели в сфере документооборота;
мотивация сотрудников к внедрению инноваций и оптимизации рабочих процессов.
– Методологическая поддержка и консультирование:
проведение тренингов для сотрудников организации по правилам делопроизводства и работе с СЭД;
консультирование подразделений по вопросам оформления, согласования и хранения документов;
разработка методических рекомендаций по работе с различными типами документов (входящие/исходящие, внутренние);
содействие в организации межведомственного документооборота.
– Аналитика и непрерывное улучшение:
сбор и анализ метрик эффективности делопроизводства (сроки обработки, количество ошибок, нагрузка на сотрудников);
подготовка отчётов о состоянии документооборота для руководства;
проведение аудитов процессов делопроизводства с выявлением резервов оптимизации;
разработка предложений по сокращению издержек и повышению скорости обработки документов;
мониторинг изменений в законодательстве и адаптация процессов под новые требования.
– Взаимодействие и координация:
согласование изменений в процессах документооборота с заинтересованными подразделениями;
координация работы с ИТ‑отделом, юридической службой, клиентской службой;организация и участие в межведомственных рабочих группах по вопросам стандартизации делопроизводства;
организация совместных мероприятий (совещаний, семинаров) по вопросам развития документационного обеспечения.
– Контроль и обеспечение качества:
разработка и внедрение системы менеджмента качества;
мониторинг соблюдения регламентов делопроизводства во всей организации;
проведение выборочных проверок правильности оформления и хранения документов;
контроль сроков исполнения поручений и резолюций;
разработка системы предупреждения ошибок и повторного контроля;
обеспечение соответствия процессов требованиям ГОСТов и нормативных актов в сфере архивного дела и документоведения.
– Курация работы группы по связям с общественностью.
– Организация и проведение публичных и корпоративных мероприятий.
Требования:
– Практический опыт реализации заявленных задач и обязанностей -обязателен.
– Высшее: юридическое/филологическое/экономическое образование;
– Опыт работы на аналогичной должности от 5 лет;
– Знания нормативно-правовых актов, методических документов, государственных стандартов, определяющих порядок документационного обеспечения организации;
–
Опыт работы в гос.органах, крупных бюджетных организациях, крупных коммерческих организациях;
– Компетенции: Умение организовать и оптимизировать рабочий процесс в условиях большого объёма информации; Знание делового этикета;
Знание нормативных документов в области делопроизводства; Умение структурировать информацию.
– Личные качества: коммуникабельность, работа с возражениями, грамотная устная и письменная речь, инициативность, умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость, высокая работоспособность, Проактивность, высокие коммуникативные навыки
– Разработка и внедрение системы менеджмента качества
Условия:
– Работа в бюджетной организации;
– Официальное трудоустройство;
– Профессиональное обучение и развитие;
– Возможность решать интересные социально значимые задачи;
– График работы: с 9.00 до 18.00 (пн-пт).