Специалист по административной поддержке/Офис-менеджер
«ТЕХНОАВИА» – одна из ведущих российских компаний по разработке и производству профессиональной одежды и обуви и поставке средств индивидуальной защиты. Мы занимаемся важным делом – заботимся о сохранении здоровья людей и защищаем их от профессиональных рисков. Нам доверяют свою безопасность корпорации федерального масштаба, компании среднего и малого бизнеса и, самое главное, люди – строители, пожарные, врачи и многие другие.
Наша компания приглашает на постоянную работу квалифицированного и ответственного специалиста по административной поддержке (офис-менеджера). Эта должность является ключевой для обеспечения эффективной и слаженной работы офиса, поддержки руководства и организации внутренних процессов компании. Мы ищем профессионала, способного взять на себя широкий спектр административных задач, обеспечить бесперебойное функционирование офиса и создать комфортные условия для работы всего коллектива.
ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:
Организация бесперебойной работы офиса:
– Заключение и ведение хозяйственных договоров (аренда помещений, обращение с ТКО и т.д.);
– Определение критериев для выбора контрагентов, анализ предложений и выбор наиболее выгодных условий по обеспечению офиса канцелярией, расходными материалами;
– Контроль расходования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей, взаимодействие с бухгалтерией, списание;
– Организация и контроль поддержания чистоты и порядка в офисе и местах общего пользования;
– Организация новых рабочих мест для сотрудников;
– Организация ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ;
– Взаимодействие, постановка задач и контроль работы завхоза, уборщиков;
– Коммуникация с руководителями структурных подразделений по вопросам обеспечения благополучия в офисе;
– Выполнение распоряжений руководителя Компании;
Делопроизводство и документооборот:
– Ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам и другим способам получения/отправления;
– Регистрация входящих/исходящих документов;
– Оформление исходящих почтовых отправлений, сбор отчетной документации по почтовым отправлениям;
– Рассылка рекламного характера (коммерческие предложения, информационные письма и т.д.).
Административно-организационная деятельность:
– Распределение входящих звонков и входящих писем;
– Организация командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов);
– Помощь в организации подготовки к выставкам и семинарам;
– Организация корпоративных мероприятий.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ:
– Образование – высшее, среднее (специальное);
– Опыт работы на аналогичной должности от 3 лет;
– Уверенный пользователь ПК , знание 1С;
– Грамотная устная и письменная речь;
– Знание делового этикета;
– Способность работать в режиме многозадачности с большими объёмами информации;
– Аккуратность, исполнительность и позитивное мышление.
УСЛОВИЯ:
– Мы рады предложить Вам интересную и разнообразную работу в стабильной, успешной компании в составе Департамента стратегического развития и инноваций;
– Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ, полный соцпакет;
– Режим работы: 5/2 с 08:30 до 17:30; выходные: суббота, воскресенье;
– Стабильная заработная плата 2 раза в месяц;
– Комфортный и современный офис с удобным рабочим местом и всеми необходимыми ресурсами для эффективной работы;
– Оплачиваемая корпоративная связь;
– Бесплатная парковка;
– Корпоративное обучение и развитие;
– Скидки на продукцию компании;
– Корпоративные мероприятия для сотрудников за счет компании;
– Помощь в адаптации на период ввода в должность.