Главный специалист
О нас
ГАУ "Агентство развития общественных проектов и инициатив Кузбасса" — это учреждение, активно реализующее проекты в сфере молодежной политики и поддерживающее общественные инициативы в регионе с 2018 года. Команда Агентства организует масштабные мероприятия, форумы и грантовые конкурсы, создавая условия для развития социального проектирования и гражданской активности.
С 2025 года учреждение курирует работу работу регионального молодежного центра "Кузбасс.Молодежь". Центр представляет собой комплекс зданий, включающих ряд многофункциональных пространств (творческие мастерские, конференц-зал, кафе, детская комната, офисные пространства и т.д.).
Обязанности
– Ведение реестра поручений руководителя.
– Ежедневный/еженедельный контроль сроков, напоминания.
– Подготовка кратких сводок руководителю: что сделано/что просрочено/что “горит”.
– Взаимодействие с внешними партнёрами на этапе предварительных договорённостей: согласование встреч, повестки, уточнение вводных, фиксация договорённостей.
– Подготовка материалов к встречам/переговорам (бриф, вопросы, справка).
– Разбор входящих писем/обращений, маршрутизация на ответственных, контроль исполнения.
– Учёт входящей/исходящей документации (реестры, сроки, статусы).
– Подготовка проектов писем/ответов по поручению руководителя (без юридического творчества — аккуратно и по шаблонам).
– Ведение протоколов встреч, заседаний, собраний; формирование протокола поручений.
– Контроль исполнения протокольных поручений.
– Организация совещаний: повестка, приглашения, материалы, итоги.
– Ведение персонального календаря руководителя.
– Ведение календаря событий учреждения (мероприятия, дедлайны, контрольные даты).
– Синхронизация календарей с ответственными, напоминания, подготовка.
– Предварительная проверка материалов/документов от исполнителей (структура, логика, полнота, соответствие поручению).
– Отсев “откровенно сырого” и возврат на доработку с конкретными замечаниями.
Требования
– Опыт на позициях: помощник руководителя/руководитель аппарата/координатор/проектный администратор/ (желательно 2+ года).
– Сильные навыки организации и контроля: доведение задач до результата, работа со сроками.
– Грамотная письменная речь, умение быстро и аккуратно оформлять протоколы, письма, справки.
– Уверенный пользователь: MS Office/Google Workspace (таблицы, документы, календарь); опыт ведения реестров/трекеров задач.
– Тактичность, устойчивость, умение работать с большим потоком задач и людей.
Будет плюсом
– Опыт работы в государственных организациях/НКО/проектных организациях (большой поток писем, поручений, регламентов).
– Навык “упаковки” информации: 1 страница, короткие сводки, презентации.
Условия
– Оформление по ТК РФ.
– График: 5/2, полный день (возможна частичная гибкость по согласованию).
– Высокая вовлечённость и влияние на управляемость организации, понятный карьерный маршрут.
– Возможности для профессионального развития и обучения.
– Дружелюбная команда, поддержка и обмен опытом.
– Участие в значимых для региона проектах и мероприятиях.