Мы — Академия «Рубин Юниор», одна из ведущих детских футбольных школ в Казани и официальный партнер ФК «Рубин». Мы ищем организованного Офис-менеджера, который станет душой нашего офиса и поможет поддерживать высокие стандарты качества во всем.
Чем предстоит заниматься:
Документооборот и администрирование:
– Полный цикл работы с договорами: подготовка, подписание, контроль возврата, архивирование и ведение реестра договоров с родителями.
– Кадровое делопроизводство (базовое): сбор и проверка документов тренерского состава.
– Ведение личных дел воспитанников: контроль наличия медицинских справок и страховок.
– Отчетность: подготовка сводных отчетов для руководителей.
Работа в системе ЭДО:
– Загрузка и ведение документов в системе электронного документооборота для взаимодействия с государственными учреждениями.
– Отслеживание статусов, контроль сроков действия документов и своевременное информирование ответственных лиц.
– Мы предоставляем полное обучение работе в системе.
Жизнеобеспечение офиса и площадок:
– Закупки: своевременное обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, вода, бытовая химия, гигиенические принадлежности).
– Контроль порядка: мониторинг чистоты в тренировочных зонах и зоне ожидания, проверка исправности техники (ТВ для родителей, оргтехника).
– Управление расписанием: ведение графика занятости тренировочных помещений и учет дополнительных направлений на «Ак Барс Арене».
Управление инвентарем и логистика:
– Учет инвентаря: контроль наличия и состояния спортивного оборудования по всем филиалам (совместно с тренерами).
– Логистика: оформление заявок на атрибутику, распределение её между филиалами, координация доставки в детские сады и на арендуемые площадки.
– Наградная продукция: заказ кубков, медалей и грамот для воспитанников.
Работа с клиентами и коммуникации:
– Поддержка родителей: консультирование по вопросам оформления документов.
– Информирование: ведение рассылок в чаты филиалов (новости, напоминания).
– Обратная связь: сбор и систематизация отзывов и предложений от клиентов.
Организационные задачи:
– Координация работы сети: обеспечение оперативного взаимодействия между администраторами филиалов и тренерским составом.
– Спортивное администрирование: подготовка и оформление заявочной документации (заявочных листов) для участия сборных команд «Рубин Юниор» в официальных соревнованиях.
– Event-поддержка: прием и обработка заявок на проведение внутренних мероприятий школы, помощь в координации.
– Учет и статистика: обработка списков сборных команд, внесение данных в учетные таблицы и контроль актуальности информации.
Наш идеальный кандидат:
– Уровень владения ПК: Продвинутый пользователь. MS Office (Word, Excel) и Google Таблицы — это ваши основные инструменты.
– Профессиональный подход: Вы обладаете системным мышлением, аккуратны в работе с документами и внимательны к мельчайшим деталям.
– Ключевые навыки: Умение эффективно работать в режиме многозадачности, грамотная устная и письменная речь.
– Готовность к развитию: Желание и способность быстро осваивать новые программы (в частности, системы электронного документооборота).
– Будет преимуществом: Опыт работы с документооборотом или в административной должности от 1 года, а также любовь к спорту.
Мы предлагаем:
Условия работы:
– Заработная плата: от 50 000 рублей на руки.
– Оформление: возможность официального трудоустройства по ТК РФ.
– Комфортный график: 5/2, с 9:00 до 18:00.
– Место работы: Современный, просторный офис на главном стадионе города — «Ак Барс Арене».
Бонусы и развитие:
– Обучение: Бесплатное обучение работе в системе ЭДО.
– Карьерный рост: Возможность вырасти до руководителя административного отдела.
– Дополнительный доход: Оплата за помощь в организации мероприятий.
– Корпоративная культура: Дружный коллектив, объединенный любовью к спорту, корпоративные мероприятия
– Приятные бонусы: Бесплатные занятия в школе для детей сотрудников и возможность посещать домашние матчи ФК «Рубин».
Если вы хотите стать частью большой спортивной истории, любите порядок в документах и готовы развиваться вместе с нами — мы ждем ваш отклик!