Мы ищем многофункционального и организованного офис-менеджера, который станет центральным звеном в операционной деятельности нашего офиса. Вы будете отвечать за широкий круг задач — от административной поддержки и работы с клиентами до ведения первичной документации и помощи бухгалтерии. Это отличная возможность глубоко погрузиться в бизнес-процессы производственной компании и стать незаменимым сотрудником.
Если вы любите порядок, умеете эффективно работать в режиме многозадачности и хотите развиваться в сфере администрирования и документооборота, мы будем рады видеть вас в нашей команде.
Ключевые обязанности:
Административная и организационная работа:
– Полное администрирование офиса: заказ воды, канцелярии, хозяйственных товаров, контроль за запасами и расходами.
– Контроль соблюдения порядка на рабочих местах и в зонах общего пользования (кухня, переговорные).
– Ведение табеля учета рабочего времени.
– Учет оргтехники и других материальных ценностей, оформление документов по матответственности.
– Ведение информационной базы сотрудников (контакты, дни рождения).
Работа с документами и делопроизводство:
– Печать, регистрация и рассылка организационных приказов (прием, увольнение, отпуска и т.д.).
– Ведение и актуализация общих папок компании (шаблоны, реквизиты, контакты, пароли).
– Формирование и ведение реестров входящих и исходящих документов.
– Подготовка и оформление документов по запросу руководства и бухгалтерии (доверенности, служебные записки, письма).
– Работа с прайс-листами: внесение изменений, контроль актуальных версий, ведение архива.
Работа в CRM:
– Обработка входящих заявок с сайта и почты, их распределение между менеджерами по установленным правилам.
– Создание и ведение сделок в CRM-системе (Битрикс24).
– Мониторинг и первичная обработка обратной связи на маркетплейсах (Ozon, Wildberries и др.).
Поддержка бухгалтерии и работа в ЭДО:
– Работа в системе электронного документооборота (СБИС): отправка и получение счетов, актов, накладных, УПД.
– Ведение первичной бухгалтерской документации: проверка и подготовка документов для дальнейшей обработки в 1С.
– Подготовка пакетов документов по запросу главного бухгалтера.
– Взаимодействие с контрагентами по вопросам документооборота.
Техническая поддержка:
– Координация работы с провайдерами связи, контроль баланса корпоративных номеров, настройка переадресаций.
Навыки и требования, которые мы ищем:
– Опыт работы на аналогичной должности от 1 года желателен.
– Уверенный пользователь ПК: MS Office (обязательно уверенное владение Excel и Word), Google Docs.
– Опыт работы с системами ЭДО (СБИС, Контур.Диадок и т.п.) будет преимуществом.
– Знание основ делопроизводства.
– Внимательность к деталям, аккуратность и организованность.
– Ответственность, исполнительность и умение работать с большим объемом разноплановых задач.
– Навыки многозадачности и грамотная расстановка приоритетов.
– Коммуникабельность и вежливость.
Что мы предлагаем:
– Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня.
– Работу в стабильной, развивающейся компании, перспектива роста.
– Современный офис в шаговой близости от станции метро Суконная Слобода.
– График работы 5/2 с 8:00 до 17:00 без переработок, с комфортными перерывами в течение рабочего дня.
– Доступную и понятную систему обучения и ввод в должность.
– Комфортный, дружный коллектив, доброжелательная атмосфера в офисе.
– Корпоративные мероприятия, бонусы в виде корпоративного мерча, подарки к дню рождения и материальная помощь на знаменательные даты.