Документовед
На должность документоведа принимается лицо, имеющее:
Среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;
- Документовед должен знать:
1) порядок работы с документами, схемы документооборота;
2) современные информационные технологии работы с документами;
3) правила передачи дел в архив организации;
4) структуру организации, руководство структурных подразделений;
5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
7) типовые сроки исполнения документов;
8) принципы работы со сроковой картотекой;
9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
11) правила документационного обеспечения деятельности организации;
12) виды документов, их назначение;
13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
16) системы электронного документооборота;
17) правила и сроки отправки исходящих документов;
18) требования охраны труда;
19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
- Документовед должен уметь:
1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
3) пользоваться справочно-правовыми системами;
4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
8) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
12) систематизировать документы внутри дела;
13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
15) оформлять документы экспертной комиссии;
16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;
18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
Трудовые функции
Документационное обеспечение деятельности организации:
1) Организация работы с документами;
2) Организация текущего хранения документов;
3) Организация обработки дел для последующего хранения;
4) Принимать входящие и осуществлять исходящие звонки по стационарному телефону учреждения.
Должностные обязанности
- В рамках трудовой функции организация работы с документами:
1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;
4) производит регистрацию входящих документов;
5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
6) выполняет ведение базы данных документов организации;
7) выполняет ведение информационно-справочной работы;
8) производит обработку и отправку исходящих документов;
9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;
- В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:
1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;
2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
4) производит формирование дел;
5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
- В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:
1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
6) осуществляет передачу дел в архив организации;
- В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя – главного бухгалтера.