Обязанности:
– Работа с корреспонденцией: Прием, первичная обработка и распределение входящей почты, а также подготовка и отправка исходящих писем и бандеролей.
– Регистрация документов: Ведение журналов учета (в бумажном или электронном виде) для входящих, исходящих документов и внутренних приказов.
– Оформление документов: Подготовка проектов стандартных писем, приказов, справок и других локальных актов компании в соответствии с требованиями ГОСТа или внутренними правилами.
– Контроль исполнения: Мониторинг сроков выполнения поручений руководителя и своевременное напоминание исполнителям о дедлайнах.
– Архивирование: Формирование дел согласно утвержденной номенклатуре, обеспечение их сохранности и подготовка материалов для передачи в архив.
– Обеспечение жизнедеятельности офиса: Заказ канцелярии, расходных материалов для оргтехники, воды и других необходимых для работы офиса товаров.
– Прием звонков и посетителей: Ответы на телефонные звонки, переадресация вызовов, встреча гостей компании и первичная консультация по общим вопросам
– Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, своевременно осуществляет ознакомление и рассылку лицам участвующим в заседаниях и совещаниях .
– Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
– Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
– Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
– Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
– Копирует документы, сканирует документы.
– Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;
– Контролирует чистоту и порядок в помещениях офиса.
– Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта компании.
– Осуществляет учет юридической документации (регистрацию договоров)
– Отвечает за корреспонденцию, направленную юристом и полученную для юриста.
Требования:
– Секретарь – делопроизводитель должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права;
- основы материального и процессуального права;
- методические и нормативные материалы по правовой деятельности;
- этику общения с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами;
- порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с использованием современных информационных технологий;
- текстовые редакторы и специальное юридическое программное обеспечение;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
Условия:
– официальное трудоустройство
– доставка служебным транспортом
– компенсация питания
– премии, скидки на услуги компании
